Presentasjonen begynner før du åpner PowerPoint

De fleste begynner i feil ende. De åpner PowerPoint, finner noen gamle lysbilder, setter inn noen nye og fyller dem med tekst. Andre ber en KI-tjeneste lage presentasjonen for seg. Begge deler kan fungere, men ingen av dem løser det viktigste problemet: Hva er egentlig historien du skal fortelle? Gode presentasjoner starter lenge før det første lysbildet blir laget. Den viktigste jobben skjer i sakte fart.

Jeg begynner ofte med blyant og papir. Ikke fordi jeg er mot teknologi, men fordi det tvinger meg til å tenke. Arbeidet går saktere, men kvaliteten blir som regel bedre. Når du ikke kan fylle siden med ubegrenset tekst, må du prioritere. Du blir tvunget til å velge hva som egentlig er viktig.

Før du lager ett eneste lysbilde bør du stille deg tre spørsmål:

• Hvorfor holder jeg denne presentasjonen?

• Hvem skal høre på?

• Hva skal de sitte igjen med eller gjøre etterpå?

Hvis du ikke kan svare tydelig på disse spørsmålene, hjelper det lite hvor flotte lysbildene er eller hvor smart KI-modellen din er.

Tenk historie før lysbilder

Alle gode presentasjoner forteller en historie som gir mottakeren sammenhengen mellom poengene dine. Historien må ha en tydelig start, en logisk reise og en konklusjon. Tenk på at du skal forklare temaet til moren din. Hvis historien ikke fungerer da, fungerer den sannsynligvis heller ikke i styrerommet.

Disponer innholdet før du åpner PowerPoint. Lag gjerne et tankekart. Finn hovedpoenget. Bygg historien rundt det. Og spør deg selv hele tiden; Hvorfor må dette være med? 

Si det viktigste først

Mange presentasjoner bruker halve tiden på å bygge opp til konklusjonen. Det blir ofte feil. Mennesker er travle. Ledere er travle. Journalister er travle. Investorer er travle. Derfor er det ofte bedre å starte med hovedpoenget og deretter forklare hvorfor det er riktig. Når publikum forstår hvor du vil, blir det lettere å følge resonnementet.

 Enkle budskap vinner

Et lysbilde bør helst ha ett budskap. Overskriften skal fortelle hva publikum skal forstå og sitte igjen med. Resten av lysbildet skal støtte dette budskapet. Fjern det som ikke er nødvendig. Kutt faguttrykk, stammespråk og interne forkortelser. Snakk norsk. Målet er ikke å imponere publikum med hvor mye du vet. Målet er at de skal forstå.

Gjør det visuelt

De fleste husker bilder bedre enn tekst. Derfor bør lysbildene være visuelle, enkle og ryddige. Begrens antall ord. Bruk store fonter og få farger. Benytt grafikk og illustrasjoner når de gjør budskapet lettere å forstå. Lysbildene skal støtte historien, ikke konkurrere med den.

Revider mer enn du tror

Den første versjonen er aldri den beste. Legg presentasjonen bort. Ta en pause. Se på den igjen med friske øyne. Vær nådeløs.

Hvert lysbilde må bestå en enkel test:

• Forteller dette noe viktig?

• Støtter det hovedbudskapet?

• Er det verdt plassen det tar?

Hvis svaret er nei eller kanskje, bør det bort. 

Den enkle sjekklisten

1. Mening

Har jeg et tydelig mål?

Holder faktagrunnlaget kvalitet?

Er disposisjonen god?

2. Relevans

Hvem er målgruppen?

Hvorfor skal de bry seg?

Hvordan fanger jeg oppmerksomheten deres?

3. Historien

Er oppbyggingen logisk?

Er budskapet lett å forstå?

Kan historien spisses ytterligere?

4. Enkelhet

Har hvert lysbilde ett poeng?

Er presentasjonen visuell?

Har jeg fjernet det som ikke er nødvendig?

5. Trening og utvikling

Har jeg øvd?

Har jeg fått tilbakemeldinger?

Har jeg revidert etter tilbakemeldingene?

En god presentasjon handler lite om PowerPoint. Den handler om å forstå mottakeren, finne historien, prioritere budskapet og gjøre det enkelt for publikum å forstå hva du mener. Jobben begynner derfor ikke når du åpner PowerPoint. Den begynner når du bestemmer deg for hva du vil at publikum skal forstå, huske og gjøre.